การปรับปรุงบุคลิกภาพขั้นพื้นฐาน
เพราะบุคลิกภาพตามธรรมชาติไม่เหมือนกัน จึงขอเสนอแนะให้ปรับปรุงบุคลิกภาพ ขั้นพื้นฐานในด้านต่าง ๆ ต่อไปนี้ เพื่อผู้ที่มีอยู่แล้วจะได้ดีขึ้น ผู้ที่ยังขาดอยู่จะได้มีบุคลิกภาพอันพึงปรารถนา เลือกปรับปรุงข้อที่มั่นใจว่าจะทำได้ก่อน
1. ความว่องไว ( Alertness ) จะต้องปรับตนให้เป็นบุคคลที่ทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบันรอบด้าน รับผิดชอบต่องานที่ได้รับมอบหมายและเสร็จทันเวลา เคลื่อนไหวรวดเร็ว เสร็จงานชิ้นแรกแล้วรีบทำชิ้นต่อไปทันที ระมัดระวังและแก้ไขข้อผิดพลาด ปฏิบัติภารกิจประจำวันให้ทันตามสั่ง หรือตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย
2. ความเอาใจใส่ ความสนใจ ( Attention ) ตั้งใจรับฟังคำอธิบายงานแต่ละชิ้น ตั้งสมาธิในการทำงานด้วยใจจดใจจ่อ ไม่วอกแวก งานแต่ละงานต้องปฏิบัติการอย่างมีเหตุผลดำเนินการอย่างถูกต้องตามขั้นตอนและวิธีการ กำหนดเป้าหมายและติดตามกระบวนการปฏิบัติงานให้ดีเพื่อกันการผิดพลาด การปฏิบัติที่ตรงเป้าหมายจะช่วยแสดงถึงจุดเด่นของเลขานุการได้อย่างดี
3. ความไว้วางใจได้ ความเชื่อถือได้ ( Dependability ) ในกรณีที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ไม่ว่าจะเป็นเรื่องใดก็ตาม จะต้องดำเนินงานตามคำสั่ง คำแนะนำ คำชี้แจง ให้ถูกต้องเต็มขั้นตอน และให้ผลงานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ
4. ความสนใจ (Interest) การบริหารงานทุกประเภท ถ้าจะให้งานนั้นได้รับผลดีมีประสิทธิภาพผู้ปฏิบัติงานจะต้องให้ความสนใจและกระทำอย่างดีที่สุด
5. การตัดสินใจ ( Determined ) กำหนดเวลาในการทำงานแต่ละอย่างให้แน่นอน ควรพิจารณาว่าจะเลือกทำงานชิ้นใดก่อนหลัง กำหนดไว้ให้ตลอดตั้งแต่เริ่มทำจนเสร็จงาน
6. ความคิดริเริ่ม ( Initiative ) งานที่ได้มอบหมายให้ทำโดยผู้สั่งงานมิได้อธิบายรายละเอียด เลขานุการจะต้องพึ่งตนเองโดยหาวิธีการทำงานนั้นให้เสร็จด้วยตนเอง
7. ความอุตสาหพยายาม ( Diligence ) งานบางอย่างอาจจะต้องใช้เวลาปฏิบัติงานนานกว่าปกติ เลขานุการจะต้องมุ่งมั่นทำให้เสร็จ พยายามหาวิธีที่ง่ายและรวดเร็วมาใช้เพื่อให้การทำงานนั้นสัมฤทธิ์ผล
8. ความถูกต้อง ( Accurately ) งานด้านพิมพ์ดีด การคำนวณ การเลือกคำ การสะกดการันต์ การใช้เครื่องหมายวรรค ไวยากรณ์ ควรระมัดระวังอย่าให้ผิดพลาดได้
9. ความเร็ว ( Speed ) เมื่อลงมือทำงานจะต้องขมีขมัน ทำให้รวดเร็ว และรุดหน้าไปอย่างไม่หยุดยั้ง และไม่ควรจะให้เสียเวลาไปเลยแม้แต่นาทีเดียว
10. ความเป็นระเบียบ ( Orderliness ) เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์ วัสดุสิ้นเปลือง เอกสารในการปฏิบัติงาน และสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงาน จะต้องจัดเก็บให้เป็นที่เป็นทางให้มีระบบสอดคล้องกับงานแต่ละประเภทจะต้องสะดวก ง่าย รวดเร็ว ในการที่นำมาใช้
11. ความสะอาด ( Neatness ) ไม่เพียงแต่ร่างกาย เครื่องแต่งตัวของเลขานุการเท่านั้นจะต้องสะอาด ผลการปฏิบัติงานทุกประเภทจะต้องให้สะอาดเรียบร้อยด้วย
12. ความฉับพลัน ( Promptness ) ลงมือทำงานทันทีที่มาถึงสำนักงาน และก็ควรมาก่อนเวลาเริ่มต้นของเวลาเข้าทำงาน และที่สำคัญก็คือ งานทุกชิ้นต้องเสร็จตามเวลาที่กำหนด
13. ความจำ ( Memory ) เรื่องที่สำคัญ เกี่ยวกับการปฏิบัติงานจะต้องจำให้ขึ้นใจ ชื่อผู้บังคับบัญชาหรือบุคลากรระดับบริหาร รายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละคนโดยย่อ ที่พอจะชี้แจงให้บุคคลทราบเมื่อจำเป็นและการจดจำกระบวนการทำงานทั้งหลายที่เป็นงานในหน้าที่ เพื่อจะให้แน่ใจว่าการทำงานและอย่างไม่มีการผิดพลาด
14. การปรับตัวเอง ( Adaptability ) ในสภาวะแวดล้อมที่แตกต่างไป เลขานุการอาจไม่คุ้นเคย จะต้องพยายามปรับตัวให้เข้ากับสิ่งต่าง ๆ หรือปรับตัวให้เข้ากับบุคคลอื่นในสำนักงาน สถานการณ์รอบตัวในที่ทำงานซึ่งจะทำให้งานในหน้าที่สำเร็จสมบูรณ์และได้ผลดี
15. การให้ความร่วมมือ ( Cooperation ) ประสานงานกับพนักงานอื่น เพื่อการปฏิบัติงานจะได้ไม่ขัดแย้ง ไม่ซ้ำซ้อนหรือเหลื่อมล้ำระหว่างกัน ปฏิบัติตามคำแนะนำในทางที่ถูกต้อง เต็มใจปฏิบัติงานพิเศษนอกเหนืองานในหน้าที่เมื่อได้รับการร้องขอจากผู้อื่น
16. ความสมารถตกลงใจ ( Willingness ) เลขานุการจะต้องพิจารณาหาทางตกลงใจที่จะกระทำจะโดยการขอคำแนะนำจากคนอื่น หรือตกลงใจด้วยตนเองก็ตาม ไม่ต้องกลัวว่างานนั้นจะไม่มีทางทำได้ และต้องตั้งใจทำอย่างแท้จริง
17. ความจงรักภักดี ( Loyalty ) เลขานุการจะต้องอุทิศเวลาให้กับการทำงานจนเต็มที่ตั้งใจทำงานจนเต็มความสามารถไม่ว่างานนั้นจะยากเพียงใด แสดงทัศนคติที่ดีต่อเพื่อนร่วมงาน
18. ความซื่อสัตย์สุจริต ( Honesty ) ไม่ถือเอาประโยชน์หรือสิ่งที่ไม่ใช่สิทธิของตนมา
ครอบครองกระทำการทั้งหลายด้วยความสุจริตจริงใจ เคารพสิทธิของเพื่อนร่วมงานไม่ว่าจะเป็นสิทธิเหนือของใช้ส่วนตัวหรืออำนาจหน้าที่การงาน
19. ประสิทธิภาพในการทำงาน ( Efficiency ) ระบบการทำงานโดยส่วนรวมนั้น จะต้องระดมแนวความคิด ความสามารถ ทักษะที่มีอยู่ออกมาใช้ในการทำงานให้ได้ผลคุ้มกับปัจจัยการทำงานที่ใส่เข้าไป กล่าวง่าย ๆ ว่าผลของงานที่ปฏิบัติทุกอย่างจะต้องมี Output มากกว่า Input
20. ความทะเยอทะยาน ( Ambition ) จะต้องหยิ่งในตัวเองเกี่ยวกับการปฏิบัติงานแสดงสมรรถนะในการทำงานให้สัมฤทธิ์ผลที่สูงเยี่ยม เพื่อให้เป็นแรงผลักดันตัวเองก้าวไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นกว่าในปัจจุบัน
สรุป
บุคลิกภาพ ของทุกคนเป็นส่วนประกอบสำคัญของความสำเร็จในการปฏิบัติงาน จึงควรศึกษาและทำความเ ข้าใจเรื่องที่กล่าวมาแล้วให้เข้าใจเป็นอย่างดี เริ่มตั้งแต่เรื่อง ขอบข่ายของบุคลิกภาพ หลักการทั่วไปเพื่อการพัฒนาบุคลิกภาพ การพัฒนาบุคลิกภาพในงานเลขานุการ ตลอดจนบุคลิกภาพอันพึงประสงค์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น